Es imposible imaginar una oficina moderna de una empresa sin una mini central telefónica. Después de todo, este dispositivo es responsable de organizar comunicaciones internas de alta calidad y el uso racional de las líneas telefónicas de la ciudad. Hoy, la lucha entre los trabajadores de oficina por el derecho a hacer una llamada desde el único número disponible es cosa del pasado. Hoy en día, este problema se resuelve utilizando líneas externas e internas. No es necesario aumentar el número de números de teléfono fijo. ¿Cómo elegir un PBX para la oficina y cómo instalarlo? Encontrará respuestas a estas y otras preguntas en este artículo.
¿Qué es un PBX?
Office PBX es una pequeña central telefónica automática. Está diseñado para dar servicio a una pequeña cantidad de números de ciudades. Con dicho dispositivo, la compañía puede permitirse el lujo de no asignar una línea separada para cada número que se utiliza. Esto conduce a menores costos de llamadas.
PBX concentra la carga en la línea. Debido al hecho de que cada uno de ellos se usa con mayor intensidad, la empresa puede rechazar parte de los números fijos o garantizar el funcionamiento normal de la empresa si hay escasez de ellos.
El principio de funcionamiento de las centrales telefónicas mini-automáticas para una oficina es similar al trabajo de las estaciones multicanal en las que trabajan los operadores de comunicaciones telefónicas. La diferencia es solo en el número de habitaciones servidas. Para una instalación de oficina, este número es mucho menor. Además, mini-ATS se caracteriza por un desglose en líneas internas y externas.
¿Cómo elegir un PBX para la oficina? Lea más sobre esto a continuación.
¿Cómo elegir un PBX de oficina?
Para tomar la decisión correcta al comprar un PBX, debe decidir sobre los datos de entrada e indicar los criterios deseados.
La entrada se refiere al número de líneas fijas disponibles y al número deseado de extensiones de trabajo. La distribución estándar es la siguiente: cada línea de ciudad corresponde a 3-4 nacionales. En cualquier caso, al determinar el número de habitaciones con servicio, se recomienda que consulte con un especialista en la instalación de una centralita para la oficina. La capacidad más pequeña de dicho dispositivo es de 3 líneas fijas y 8 suscriptores internos.
Es necesario aclarar si después de la instalación de la PBX de la oficina quedarán canales externos e internos libres. Tal acción no debe ser grande, pero con su ausencia total en el futuro cercano, pueden surgir una serie de problemas. No debemos olvidar las líneas internas para faxes y módems.
También debe decidir sobre el fabricante. Las compañías más populares que producen PBX para la oficina son Panasonic y LG.
Hay una serie de cuestiones importantes que solo necesita discutir con un especialista en conexión de PBX:
- la presencia de un adaptador incorporado para conectar baterías de energía ininterrumpida;
- la necesidad de un conector para una computadora que realice protocolos de negociación;
- la capacidad de establecer el modo de distribución de carga de manera uniforme en cada una de las líneas de la ciudad.
Ahora ya sabe cómo elegir un PBX para la oficina. Ha llegado el momento de aprender más sobre las funciones principales de este dispositivo.
Las funciones principales que están equipadas con una PBX
Office PBX tiene las siguientes funciones principales:
- Desvío de llamadas Esta función es la más popular, independientemente del tipo de actividad de la empresa. Le permite redirigir una llamada entrante a un fax o a un empleado específico de la empresa. Para hacer esto, simplemente marque el número de extensión apropiado en el teléfono del sistema y cuelgue. La parte externa escuchará la melodía hasta que se establezca una nueva conexión. Si un empleado específico no está en su lugar, o su línea está ocupada, la llamada externa se devolverá al teléfono del sistema.
- "Intercepción" de una llamada. Esta función es necesaria en el caso en que uno de los empleados fue a otro escritorio y en ese momento sonó su teléfono. PBX para la oficina le permite a este empleado atender la llamada incluso mientras se mueve por el perímetro. Para esto, el empleado tendrá que marcar una cierta combinación de números en cualquiera de los dispositivos.
- Recibir una llamada durante una llamada. Si llega una llamada paralela durante una llamada, se escuchará una cierta señal en el auricular. Al escribir un código simple, puede responder esta llamada.
- Orden de conexión. En caso de intentos fallidos de alcanzar un número de teléfono fijo que esté constantemente ocupado, debe marcar un código especial. La central le notificará que se ha liberado la línea requerida y que la conexión se establecerá automáticamente.
- "Sígueme". Esta función le permite redirigir a cualquiera de los números internos en el perímetro de la oficina. Por lo tanto, el empleado puede no estar en el lugar de trabajo, pero todas sus llamadas entrantes serán aceptadas por él.
- Llamada de conferencia. Esta función le permite conectar uno o más participantes adicionales a una conversación telefónica. Los participantes de la conferencia pueden ser suscriptores internos y externos.
- Conexión a la conversación. Gracias a esta función, el gerente puede conectarse en cualquier momento con cualquiera de sus subordinados, incluso si se está llevando a cabo una conversación telefónica en ese momento. Solo un suscriptor con un nivel de prioridad adecuado puede conectarse a la conversación. Este proceso va acompañado de una señal sonora. Los niveles de prioridad correspondientes se asignan durante la instalación y configuración de la central.
Características adicionales de PBX
Además de las funciones básicas que las PBX de oficina tienen de manera predeterminada, hay una serie de funciones adicionales que son útiles en un caso particular. Algunos de ellos se describen a continuación.
Si la recepcionista está ocupada en el teléfono del sistema, se puede poner en cola una llamada entrante. El suscriptor externo no escuchará un pitido, sino un mensaje de voz que puede crear usted mismo. Esto puede ser un mensaje publicitario o una simple solicitud para permanecer en la línea.
Otra opción para relevar un poco al secretario es otorgar el derecho a los suscriptores externos para que marquen el número interno necesario de un empleado específico de la compañía por su cuenta.
La capacidad de usar procesadores de voz le permite equipar cada extensión con un contestador automático. Además, dicho correo de voz permite procesar las llamadas entrantes sin involucrar a los operadores.
Para determinar cuál de los empleados realizó las llamadas de larga distancia o internacionales, es posible emitir un código personal para cada uno de los empleados, mediante el cual una persona podrá utilizar la comunicación de larga distancia. Si el empleado no tiene un conjunto especial de números, entonces no podrá llamar a la línea de peaje.
A continuación se describirán los tipos estándar y modernos de PBX de oficina.
PBX analógica
Las PBX analógicas se pueden usar cuando el número de suscriptores internos no es más de cincuenta, y no se imponen requisitos altos sobre la funcionalidad de la red telefónica.
Dicho equipo transforma el habla en una señal eléctrica pulsada o continua cuya amplitud varía. Hasta la fecha, las mini PBX analógicas son capaces de servir hasta 46 puertos.
La principal ventaja de dicho equipo es un menor costo en comparación con los indicadores digitales con la misma capacidad. La desventaja de las PBX analógicas es un pequeño número de funciones de servicio.
PBX digital
Las PBX digitales pueden servir a más de 50 puertos. Dicho equipo convierte la voz en flujos de pulsos binarios utilizando una técnica de modulación de código de pulsos.
Las PBX digitales tienen un costo más alto en comparación con las analógicas. Pero gracias a esto, dicho dispositivo tiene una gran cantidad de funciones de servicio. Además, estas PBX son mucho más fáciles de instalar en oficinas.
PBX inalámbrico
Los PBX inalámbricos para la oficina brindan movilidad a los empleados y no requieren cableado. Al usar dicho dispositivo, los trabajadores tienen teléfonos inalámbricos con los que pueden moverse por todo el perímetro.
A diferencia del celular, la conexión inalámbrica es gratuita. La capacidad de tales centrales telefónicas mini-automáticas se puede aumentar sin ningún problema. El funcionamiento de esta conexión no requiere permisos.
A diferencia de los teléfonos con cable, las radios están protegidas de la escucha y la conexión encubierta. La calidad del sonido cuando se usa una PBX inalámbrica se caracteriza por ser alta.
PBX virtual
Virtual PBX para la oficina es un producto de la última tecnología. Se encuentra en el servidor del operador de Internet, no requiere la compra de equipos adicionales y funciona en función de la red disponible en la oficina.
Cuando se utiliza dicho equipo, los costos de comunicación se reducen al mínimo. Si es necesario, la expansión de la capacidad de esta central se lleva a cabo muy rápidamente.
Si la oficina ha cambiado de ubicación, no es necesario cambiar los números de teléfono disponibles. Tampoco es necesario llamar a especialistas para instalar y conectar una PBX de este tipo: todo el control se realiza a través de Internet.
PBX usando GSM
El mini PBX GSM para oficina está diseñado para organizar comunicaciones telefónicas en aquellos lugares donde no hay posibilidad de una línea regular, pero hay una señal de un operador de telefonía móvil.
La puerta de enlace GSM ayuda a aumentar la cantidad de líneas externas, a la vez que reduce los costos de oficina para las comunicaciones móviles. Su instalación es posible en cualquier edificio, ciudad o país donde su red IP estará disponible. Una mini PBX para una oficina que usa dicho equipo proporciona la capacidad de realizar tantas llamadas móviles como sea posible usando una tarifa de Internet o corporativa cuando están por debajo del costo normal de las llamadas.
Instalación de oficina PBX
La instalación de PBX para la oficina incluye diseño y configuración. Al escuchar la opinión de un especialista en la conexión de dicho equipo, debe determinar las opciones más relevantes para usted y la capacidad necesaria de la central telefónica.
La siguiente etapa de instalación es la instalación de equipos. Por lo general, se encuentra dentro de un gabinete especial. Después de conectar los puertos externos e internos, todos los cables se cruzan y se marcan y se lleva a cabo el proceso de prueba inicial del sistema.
El siguiente paso es la programación y configuración de la central. Este proceso es puramente individual para un cliente en particular, porque los deseos y requisitos de cada uno son diferentes.
Si las oficinas de la compañía están ubicadas en varios edificios, entonces cada una de ellas debe establecer su propia PBX, que se comunicará entre sí mediante una troncal digital o analógica. Por lo general, se utiliza un teléfono del sistema, instalado con la secretaria. Los empleados restantes deben contar con aparatos convencionales. Si se hace necesario suministrar a todos los empleados teléfonos del sistema, será necesario comprar placas del sistema adicionales para PBX, lo que implicará costos adicionales.
