Todos conocen la palabra protocolo. Los empleados de oficina lo escuchan regularmente durante las reuniones, los oficiales de policía lo usan en sus actividades profesionales, y los jefes de estado y diplomáticos se ven obligados a adherirse a las normas que se les dictan. ¿Qué es un protocolo? Lo veremos a continuación.
El significado del concepto de protocolo.
Como un número considerable de otros términos, esta palabra tiene varios significados. Todo depende del campo de actividad en el que se aplica el concepto deseado. Por lo tanto, consideraremos las situaciones más comunes cuando es habitual hablar sobre un protocolo.
Si hablamos del entorno empresarial, entonces el protocolo es un documento que describe el evento (reunión, reunión, junta directiva, etc.).
Ya mencionamos anteriormente sobre la policía, que a menudo también elabora un documento similar. En este caso, el hecho de un delito o un delito está implícito.
En el formato internacional, un protocolo es un conjunto de reglas que deben seguirse en las reuniones oficiales entre funcionarios gubernamentales y funcionarios diplomáticos. Por ejemplo, hay un protocolo de reuniones entre jefes de estado o una visita al presidente.
Sin embargo, en este artículo nos centraremos en el concepto de protocolos comerciales.
Actas de reuniones
Las reuniones de negocios son una parte integral de todos los procesos en un entorno empresarial. Pueden pasar oficialmente, teniendo en cuenta el tiempo designado y solo en el edificio de oficinas. Las fechas informales de negocios también son muy populares. En el segundo caso, puede prescindir de la confirmación del protocolo de la conversación. Si la reunión es oficial, debe ser por escrito de acuerdo con todas las reglas.
El protocolo lo mantiene una secretaria u otra persona con dicha autoridad. Para mantenerse al día con la conversación, trate de encontrar una lista aproximada de temas que se discutirán en la reunión. La presencia de una grabadora de voz no será superflua, para no perderse los detalles, porque el protocolo es una descripción muy detallada de un evento de negocios.
Se deben registrar los nombres de los presentes y ausentes. Usted mismo puede tomar notas sobre la ubicación de todos los que asistieron a la reunión, de modo que la autoría de ciertas palabras se pueda indicar sin errores.
Al comienzo de cada reunión, se determina el orden de consideración de los problemas, asegúrese de escribirlo al pie de la letra.
Si la reunión tuvo un voto, indique sus resultados (cuántas personas votaron a favor y cuántas votaron en contra). En caso de que haya un pequeño número de personas presentes en la reunión, también tiene la oportunidad de anotar los nombres y apellidos de todos los que votaron.
No posponga la ejecución del protocolo en una casilla larga, ya que durante este tiempo puede olvidar los detalles de la reunión.
Protocolo de negociación
Las negociaciones difieren de una reunión de negocios regular en que generalmente discuten uno o un par de temas que juegan un papel importante para ambas partes. En este caso, el protocolo es una oportunidad para corregir todos los matices de la conversación y los requisitos de las partes. El problema que no siempre se considera se resuelve inmediatamente después de las primeras negociaciones, por lo que los directores u otros empleados necesitan tiempo e información completa sobre la reunión.
El protocolo de negociaciones se elabora con el mismo principio que cualquier documento comercial.
Es necesario indicar la fecha del evento descrito, el número de documento y la versión completa del nombre. La siguiente es una introducción, que necesariamente indica la lista de asistentes y los principales temas de discusión.
En la parte principal, la información generalmente se divide en tres partes: "Escuchada", "Hablada", "Decidida". En la versión completa del protocolo, las palabras de todos los oradores se citan textualmente y, en algunos casos, se duplica un extracto del protocolo, duplicando una cierta parte del mismo.
