Cualquier documento analítico es una herramienta de categoría de gestión que le permite tomar la decisión correcta. El documento muestra una visión general de un tema específico de investigación, con conclusiones sobre el resultado, indicando los métodos para su implementación. Se puede incluir información en la nota sobre estudios y hallazgos anteriores.
Estructura del documento
A nivel de los actos reglamentarios, la estructura del documento no está definida, no hay requisitos estrictos para su preparación. Se ha desarrollado cierta práctica en el papeleo, se distinguen los siguientes puntos obligatorios:
- encabezado del documento, título;
- anotación
- introducción
- la esencia del problema descrito, es decir, la parte principal del documento;
- conclusiones y conclusiones;
- Firma del originador y fecha.
Al final del documento, después de las conclusiones, puede haber una lista de la literatura utilizada, informes en los que se basó su autor al escribir la nota y una lista de aplicaciones.
Tapa y título del documento.
Esta parte del documento se prepara en estricta conformidad con los estándares adoptados en el flujo de trabajo empresarial.
Un ejemplo de escritura de notas analíticas:
El jefe de la LLC …
F.I.O.
(de) quien
El jefe de la unidad estructural …
F.I.O.
Nota analítica
Si el flujo interno de documentos proporciona el registro de dichos documentos, se colocarán la fecha y el número saliente de la nota.
Anotación o Prólogo
Este párrafo del documento proporciona una breve descripción de la esencia del problema. Si hablamos de la comunidad científica, entonces se puede indicar el objetivo principal y los métodos que se utilizaron en el análisis de los datos. Este párrafo de la nota puede describir las fuentes de datos, la justificación de su uso. Se debe mostrar el objetivo estratégico, cuyo logro inspiró al autor del documento a realizar investigaciones.
Considere el ejemplo de escribir notas analíticas.
Si el documento se relaciona con la gestión interna de documentos, el prefacio puede ser generalmente corto:
… Sobre los resultados del inventario del almacén No. … realizado … fecha …
o
… Sobre el progreso del trabajo planeado para el trimestre actual por el departamento … nombre …
Si estamos hablando de documentos utilizados en la comunidad científica, o sobre el análisis de un problema grave, entonces el prefacio puede verse así:
… Resumen: En los últimos 3 meses, un análisis de la demanda de los consumidores de automóviles por sus categorías y marcas en la tienda … el nombre …
El estudio se realizó mediante análisis multivariado clásico. Los datos se resumen en una tabla común con una evaluación de todos los factores en una escala de diez puntos. Según los resultados de la investigación, el líder indiscutible fue identificado … por el nombre del vehículo …
Ejemplos de redacción de notas analíticas sobre el departamento de ventas de una empresa:
… La empresa … nombre … durante 6 meses, un análisis de los resultados del departamento de ventas. Como resultado, se identificaron varias desviaciones de los indicadores planificados con posibles razones para su aparición.
|
El indicador analizado. |
el plan |
hecho |
% de desviación |
razon |
|
Recibos de efectivo de ventas, RUB |
||||
|
Almacén de existencias ……….. |
La parte principal del documento.
En esta parte de la nota, se recomienda adherirse a una determinada estructura:
- Descripción del problema a analizar.
- Métodos utilizados en el análisis.
Si, como resultado, el documento resulta voluminoso, entonces es posible componer el contenido con la indicación de números de página, nombres de cierta parte del documento.
El énfasis principal está en las técnicas de análisis con conclusiones preliminares. Si ciertas teorías aparecieron en el curso del trabajo, se expresan en el documento. Lo principal es que la estructura de la parte principal del documento tiene lógica.
Considere el ejemplo de escribir notas analíticas, una descripción de la esencia del problema.
Gestión de la empresa … Me puse en contacto con nuestra organización debido al hecho de que en los últimos 2 años en el departamento de ventas ha habido una disminución constante en las ganancias. Durante las negociaciones, se reveló que no hubo una disminución en el número de clientes, por el contrario, en los últimos 2 años su número ha crecido en un 20%. Al mismo tiempo, los ingresos disminuyeron en un 30%. En el curso del análisis de las actividades del departamento de ventas, se utilizaron los siguientes métodos ……………..
La parte final, conclusiones
Una nota analítica de una empresa (los ejemplos están en este artículo) o de un científico, la política no puede estar sin conclusiones. Además, uno que contiene un pronóstico y recomendaciones para acciones adicionales se considera un documento verdaderamente redactado correctamente. Y la construcción de estas conclusiones y recomendaciones solo debe basarse en la investigación realizada y los resultados obtenidos como resultado. En este caso, las conclusiones no deben repetirse, es decir, con las obtenidas anteriormente, que se detallan en la parte principal de la nota.
La nota analítica (ejemplos a continuación) no debe contener ninguna contradicción, especialmente en la parte final, una relación clara entre las conclusiones y el análisis debe trazarse en el documento. No hay "discursos" finales que no estén justificados por el texto anterior, es decir, no hay conclusiones personales.
Considere una muestra analítica de muestra (ejemplo).
… Para eliminar la pérdida de ventas que se ha observado en los últimos 2 años, se deben planificar las siguientes medidas:
|
Efecto económico esperado |
¿En qué fecha deben celebrarse los eventos? |
Acción requerida |
Responsable |
No se recomienda sacar conclusiones en más de una página A4.
Firma y Solicitudes
Al final del documento, la posición y el nombre completo (con decodificación) del autor están necesariamente registrados. Si el análisis fue realizado por varias personas, entonces deben indicarse. Se adjunta la fecha de redacción de la nota y la firma. Si el documento está diseñado para una amplia gama de personas o se transfiere a otra unidad estructural de la empresa, puede especificar los detalles de contacto para recibir comentarios.
Las notas analíticas (ejemplos que revisamos) pueden tener aplicaciones. Son documentos adicionales que pueden contener gráficos y datos intermedios, una lista de términos que se utilizaron o fórmulas para los cálculos utilizados por el autor. Puede especificar una lista de referencias, información a partir de la cual formó la base del análisis.
