El acta de la reunión es un documento que refleja todas las decisiones importantes de este evento. La redacción incorrecta, tanto en términos de significado como de diseño, puede hacer que los participantes en la reunión lo cuestionen. Además, existe el riesgo potencial de tomar decisiones de gestión incorrectas si las minutas de la reunión de producción contienen información engañosa. Organizarlo correctamente ayudará a un conjunto de recomendaciones simples.
El texto de este documento generalmente contiene dos partes: introductorio y principal. El acta de la reunión (su primera mitad) incluye una descripción de los principales parámetros del evento: posición, nombre completo participantes, presidente y secretaria. Cuando uno de los presentes tiene un estado especial (invitado, experto, observador, etc.), esto también se observa en el documento. Si muchas personas asistieron a la reunión, las actas de la reunión pueden contener datos sobre ellas en una hoja separada, que es una aplicación inseparable del documento. La sección introductoria termina con una agenda que contiene una lista de temas abordados. Es deseable organizarlos en importancia, sin embargo, puede haber otros factores que afecten el lugar en la lista de preguntas. Por ejemplo, la estructura de la agenda puede depender de la relación lógica de parte de sus problemas o del empleo de las personas que participan en el evento. El documento en sí se ejecuta en el membrete de la organización (su unidad), debe indicarse cuando se realizó la reunión.
El acta de la reunión en la parte principal debe corresponder a la introductoria. En particular, sus elementos deben ir en el mismo orden que en la agenda. El algoritmo para construir un texto que captura información sobre cada elemento de la agenda es el siguiente: "escuchado", "hablado", "decidido". La regla principal en esta parte del protocolo es que no debe convertirse en una especie de transcripción.
En particular, el subtema "escuchado" describe quién fue el orador principal sobre el tema, lo que sugirió como resultado de su discurso. Para los oradores, los participantes también indican quién dijo lo que propusieron. La decisión fija la posición final de la mayoría de los participantes de la reunión. Si se adoptó mediante votación, se indicará cuántas personas estaban a favor, cuántas estaban en contra y el número de abstenciones. Dependiendo de la importancia de los temas discutidos, se pueden enumerar los nombres completos. personas que han tomado esta o aquella posición.
El secretario redacta el protocolo de la reunión, el ejecutivo y el presidente de la reunión firman el documento en sí. La fuente de información para su compilación son borradores escritos a mano, notas hechas con una grabadora de voz, transcripciones. Si la resolución de problemas identificados durante la reunión requiere la autoridad de un funcionario de alto rango que no participó en la reunión, este jefe puede proporcionar una aprobación adicional para las decisiones. El protocolo firmado y registrado se puede enviar como un documento único y en forma de extractos para funcionarios, a los que solo se aplica parte de las preguntas.
