Un evento significa una reunión planificada y celebrada con la participación de un grupo de personas: un feriado, una reunión de negocios, un evento deportivo, una fiesta infantil, una campaña publicitaria, etc. Dado que el evento es asistido con mayor frecuencia por un gran número de participantes, es extremadamente importante cuidar la seguridad de todos los invitados, así como que estaban cómodos, que nadie estaba aburrido, que no había quejas sobre el menú, el desempeño de los artistas, el diseño de la sala de reuniones, etc. Para evitar sorpresas desagradables, debe tener cuidado Pero para prepararse.
La preparación del evento comienza con la planificación. Es mejor preocuparse sobre cómo planificar el evento por adelantado. Cuanto más tiempo quede hasta una fecha significativa, más oportunidades tendrá de pensar las cosas, sopesar, evitar errores y comentarios negativos de los participantes. Los planes se realizan de acuerdo con los detalles del evento, pero hay recomendaciones generales para la planificación.
Que planear
En primer lugar, el objetivo. Ningún evento se lleva a cabo de esa manera. Los líderes de la empresa quieren lograr ciertos resultados: la formación de una cultura corporativa, la promoción de bienes en el mercado, la expansión de plataformas para negocios, la reunión de empleados, la celebración del aniversario (reconocimiento oficial de sus méritos para la empresa), etc. Lo principal es que el objetivo debe ser concreto, claramente formulado y alcanzable. Junto con el propósito, también se determina el tipo de evento (buffet, picnic, vacaciones en el parque acuático, etc.).
La siguiente etapa de planificación es el presupuesto. No importa cuánto lo intente el organizador, no será posible realizar todas las ideas creativas si el presupuesto no lo permite. Por lo tanto, antes de decidir cómo elaborar un plan de acción, debe decidir sobre las finanzas.
Se consideran los siguientes elementos:
- número y género de invitados (necesarios para hacer el menú, selección de bebidas);
- lugar del evento;
- diseño y equipamiento técnico;
- transporte (si el evento está fuera);
- toma de fotos y videos;
- invitación del anfitrión, artistas;
- premios y regalos;
- Cobertura mediática del evento (si es necesario).
Cuestionarios
Después de aclarar los problemas anteriores, puede comenzar a compilar cuestionarios para los invitados. Por lo tanto, será más fácil tener en cuenta los deseos de los invitados. Según los resultados de la encuesta, es posible que tenga que hacer ajustes al plan y estimarlo. Ofrecemos una lista aproximada de preguntas:
- ¿Planeas asistir al evento?
- Si no planea asistir al evento, ¿por qué motivo?
- ¿Cómo te enteraste del evento?
- ¿Cómo fue la inscripción para participar en el evento (muy simple, simple, sin problemas, con dificultades menores, dificultades)?
- ¿Tienes algún deseo en el menú?
- ¿Quién pagará por su participación en el evento?
- ¿Qué temas, preguntas de discusión le interesan?
- ¿Tiene alguna pregunta sobre el evento, cuáles?
- ¿Tiene alguna pregunta para el anfitrión del evento, cuáles?
- ¿Cómo le gustaría recibir información sobre el evento (dirección, correo electrónico, teléfono)?
- Otros
Las preguntas se ajustan según el tipo y el contenido del evento. Lo principal es elaborar un cuestionario para que el organizador reciba todas las respuestas que le interesen. Esto ayudará a determinar cómo elaborar un plan de acción, para evitar todo tipo de malentendidos. Por lo tanto, los socios comerciales musulmanes durante el banquete no tocarán la carne de cerdo (lo que significa que el menú debe incluir platos de pollo, pavo), y los chistes de la fiesta corporativa líder pueden parecer graciosos para algunas personas. Por supuesto, la encuesta debe ser anónima.
Después de que se recopila la información, el empleado procede directamente a la preparación del plan.
Cómo planificar un evento: un ejemplo
El formulario del plan se desarrolla de acuerdo con GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el papeleo ". Tradicionalmente, el plan enumera los tipos de trabajo para la preparación y realización del evento, los plazos y los responsables. Al comienzo del documento se indicará el nombre de la organización y el tipo de documento para su aprobación, la fecha, el número y el lugar de preparación del documento, el sello de aprobación. Documentos financieros elaborados por separado, hojas de aprobación y familiarización con el documento. En forma de diagrama, se ve así:
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Yo apruebo --------------- --------------- (cargo del jefe de la empresa) ------------------------------------- (Nombre completo) (firma) |
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Plan de acción para la preparación y conducta -------------------------------------------------- ---- (nombre del evento) |
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Fecha: Ubicación: El propósito del evento: |
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| No | Tipos de trabajo | Plazos | Responsable |
| 1) | Creación del comité organizador. | 15/12/2014 | Nombre completo |
| 2) | Elaboración de un programa cultural. | 15/12/2014 | Nombre completo |
| 3) | … | ||
El plan también puede incluir columnas "resultados" y "notas".
El plan elaborado se discute con la gerencia de la compañía, se aprueba y se comunica a los empleados. Las personas responsables ponen sus firmas en la hoja de familiarización y reciben una copia del plan. Después de eso, la pregunta: "¿Cómo elaborar un plan de acción?" considerado cerrado.
Como regla general, los eventos se llevan a cabo varias veces al año, por lo que un gerente de eventos u otro especialista tiene que elaborar un plan de acción anual. ¿Cómo elaborar un plan de acción para el año?
Plan anual
Antes de continuar con la preparación del plan anual, debe analizar las actividades de la empresa durante el año pasado. Con base en los resultados del trabajo analítico, se compila un informe cuyo contenido establecerá objetivos para los próximos 12 meses. Los eventos que se realicen en el nuevo año calendario estarán destinados a lograr precisamente estos objetivos.
Los eventos están planificados por mes. Cuántos eventos realizar cada mes, la empresa decide. Todo depende de los objetivos y los problemas apremiantes. Se prevén actividades únicas, periódicas y continuas. Los eventos únicos incluyen, en particular, la compra de equipos de una empresa extranjera. El evento actual también se lleva a cabo una vez, pero lleva más tiempo. Los eventos periódicos se repiten en un intervalo de tiempo específico. Esto puede ser el desarrollo del personal (conferencias, seminarios, seminarios web), desarrollo e implementación de proyectos, eventos corporativos y más. Todos los eventos deben ser lógicamente consistentes entre sí en cuanto a la factibilidad, el tema y el momento del evento.
Formulario de plan anual
El plan anual se elabora en forma de un plan de trabajo general u horario. A veces, ambas opciones son apropiadas (por ejemplo, si los artistas trabajan en diferentes organizaciones). Consideremos este tipo de planes con más detalle.
En el plan anual general, se anotan el número de serie, el nombre del evento, los plazos, los resultados, los ejecutivos y una nota. El capítulo "Resultado" indica el producto de las actividades de los especialistas: un diagrama de proceso o mecanismo, un proyecto completado, un informe, un paquete de documentos, etc.
| No | Nombre del evento. | Resultados | Plazos | Artistas intérpretes o ejecutantes | Notas | ||||
| Inicio | Final | LLC | OJSC | CJSC | |||||
| 1) | Conferencia internacional | Colección de resúmenes | 15/01 | 17/01 | Nombre completo | Nombre completo | Nombre completo | Participan estudiantes de universidades especializadas. | |
| 2) | Presentación de una nueva variedad de quesos. | Informe sobre la presentación de una nueva variedad de quesos. | 16, 02 | 02.17 | Nombre completo | Nombre completo | Nombre completo | Participan tecnólogos de empresas | |
| 3) | … | ||||||||
Al compilar un horario, se indican actividades para cada mes. La unión entre el nombre del evento y el mes está pintada. Un documento puede verse así:
| No | Nombre del evento. | Resultados | Artistas intérpretes o ejecutantes | Año 2014 | Notas | ||
| Enero | Febrero | Marzo | |||||
| 1) | Conferencia internacional | Colección de resúmenes |
LLC OJSC CJSC |
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| 1.1. | Preparación de un boletín informativo. | Carta informativa | Gerente de oficina | ||||
| 2) | Presentación de una nueva variedad de quesos. | Informe sobre la presentación de una nueva variedad de quesos. | |||||
| 2.1. | Preparación de folletos. | Volantes | Departamento de marketing | ||||
Además del plan anual, se está desarrollando una justificación para medidas, informes y formularios de control, así como anexos. Las aplicaciones incluyen:
- registros financieros;
- plan de comunicación, otro apoyo para eventos;
- Análisis de riesgos.
Todos los planes anteriores son para adultos. Pero varios eventos se llevan a cabo con niños. Los patrones de hacer planes para los chicos son casi los mismos, pero hay algunas características.
Cómo hacer un plan de acción para niños
El evento para ciudadanos jóvenes difiere del de los adultos, principalmente, orientación educativa y (o) para mejorar la salud. Los responsables son maestros, psicólogos, animadores, bibliotecarios, consejeros en campamentos de salud y otros especialistas que trabajan con niños. Los detalles del evento dependen de la edad de los niños y las tareas establecidas. Considere las características de la planificación de eventos en un campamento de preescolar, escuela, biblioteca y recreación.
Preescolar
Las actividades de jardín de infantes son parte del plan anual. Proporcionado por:
- matinés (fechas temáticas y festivas);
- vacaciones deportivas;
- días y semanas de salud (incluye varias actividades);
- reuniones de padres, etc.
Para cada una de estas actividades, se elabora un plan o escenario, que es aprobado por el gerente y acordado con su adjunto. Indique el nombre del evento, el propósito, las tareas, la hora y el lugar del evento, el equipo, el inventario, el curso del evento (en el guión) y los responsables. Aquí hay un ejemplo de un plan de acción del Día de la Salud:
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Yo afirmo: jefe de --------------- (Nombre completo) "____" ______________ 2014 |
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De acuerdo: Subdirector de OIA ------------------------------ (nombre completo) "____" ______________ 2014 |
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| Plan de Acción del Día de la Salud (fecha) | |||
| Hora y lugar | Nombre del evento | El grupo | Responsable |
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8.00 - 8.30 Campo de deportes |
Gimnasia matutina | Todos los grupos | Educadores grupales |
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10.00 -10.30 Sala de deportes |
Carreras de relevos | Grupo senior | Instructor de educación física, educador grupal |
| … | |||
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15.00 - 15.20 Piscina |
Ocio deportivo "Neptuno vino a nosotros" | Grupo medio | Instructora de natación, enfermera, educadora grupal |
| Durante el dia | Reportaje fotográfico del Día de la Salud | Todos los grupos | Profesores de grupos, profesores asistentes. |
Dependiendo de los detalles del evento, los resultados esperados pueden estar indicados (reducción en la incidencia de los alumnos, la formación de ideas sobre un estilo de vida saludable en los niños, un aumento en el nivel de cultura pedagógica de los padres, etc.).
El escenario del evento para preescolares son juegos, actuaciones basadas en cuentos de hadas, trucos de magia, atracciones. Es importante que las vacaciones sean interesantes, divertidas, vibrantes y, lo más importante, útiles para los niños.
Escuela
Las actividades para los estudiantes se planifican durante el año escolar y durante las vacaciones. Los planes de acción son compilados por el maestro principal, el maestro de clase, el maestro de educación física, el maestro organizador y el psicólogo. Los planes elaborados por los profesores son verificados y aprobados por el director. Se prevén las metas y objetivos del evento, se esperan los resultados esperados, se nombran los responsables. Al hacer planes, se tienen en cuenta la edad de los niños, sus intereses, problemas en la clase (rendimiento académico, comportamiento, relaciones en el equipo, etc.), así como factores objetivos (temporada, tipo de asentamiento, especialmente terreno, clima, etc.) fechas memorables De acuerdo con esto, se llevan a cabo eventos sobre los temas de "Caballeros y princesas", "Conocimiento del teatro musical", "Vacaciones de verano", "Ellos lucharon por la patria" y otros. Lo principal es que los niños deberían estar interesados. Los estudiantes mismos también participan en la preparación y planificación del evento. ¿Cómo hacer un plan de acción? La muestra se presenta en la tabla.
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Yo apruebo Director No. --------------------------- (nombre completo) |
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| Plan educativo de vacaciones de otoño | ||||
| No | El evento | Fecha | Clase | Tiempo |
| 1) | Visita al teatro musical de comedia | 28/10/2013 | 11 | 4 p.m. |
| 2) | Operación Cura un libro | 29/10/2013 | 5-6 | 12.00 |
| 3) | … | |||
Biblioteca infantil
El personal de la biblioteca se asegura de que los niños lean más y amen los libros. Con este fin, se llevan a cabo noches literarias, concursos, subastas, etc. ¿Cómo elaborar un plan de acción en la biblioteca? Este trabajo se lleva a cabo en varias etapas. Se selecciona el tema del evento, se determina su propósito y la orientación por edad. De acuerdo con la edad de los participantes, se seleccionan obras literarias, se redacta un guión.
Los bibliotecarios no se olvidan de la publicidad: se hacen carteles, folletos, invitaciones. Un punto importante es la preparación de material ilustrativo. El evento en sí mismo se graba, analiza y promueve en los medios. El formulario del plan podría ser algo como esto:
| No | Formulario de evento | Nombre del evento | La audiencia | Fecha |
| 1) | Concurso | Dia de san valentin | Estudiantes de secundaria | 14/02 |
| 2) | Tarde de preguntas y respuestas | "¿Quién sabe más cuentos?" | Niños en edad preescolar y primaria | 18/03 |
| 3) | … |
